Stressmestring og tidsplanlegging

«Om sinnet ditt er tomt er det alltid forberedt på hva som helst; det er åpent for alt» ~ Shunryu Suzuki

Stressmestring er når du har mange baller i luften og du vet hvilken ball som håndteres. Hvilke oppgaver som skal utføres kan ligge hulter til bulter, både på pulten og i hodet. Uoversiktlig rot kan skape forvirring på hvor du skal starte når det er for mange tanker som ligger usortert og uprioritert.

I kreative perioder har man også for mange ideer i hodet og jo mer man samler seg opp i hodet jo mer stress blir det rundt det å ikke sette de ut i livet.

Elementer som skaper stress rundt det å utføre oppgaver er gjerne:

  • Tiden strekker ikke til
  • Krav til høyere livskvalitet skaper stress rundt det å tjene mer og da må man utføre mer, som igjen skaper stress på at det er knapt med tid
  • Mangel på klare grenser gjør at prosjekter flyter over tid og aldri blir avsluttet – det kan være fordi man ønsker å forbedre produktet eller tjenesten – dette skaper mer arbeid og mer stress fordi prosjektet er blitt uendelig

Så hvordan skal man bli bedre på tidsplanlegging og stressmestring? Ha et samlekar! Ha et sted hvor du kan putte alle tankene. Det viktigste er å få tankene ut av hodet hvor stresset blir større og større hvis det får lov til å være der for lenge.

Vi mottar informasjon hele tiden, på telefon, email, sosiale medier etc og da er det også viktig å ha et helt klart fokus på hva som skal gjøres og hva som skal prioriteres. Bestem deg for hvordan tings skal gjøres og selekter. Få orden på tankene for effektiv tidsplanlegging og stressmestring.

For effektiv tidsplanlegging – unngå distraksjoner. Distraksjoner er gjerne varslinger fra mobil, PC, nettbrett, sosiale medier, email etc. Vi er så tilgjengelige nå at vi ikke har tid til oss selv. Vi lever i en verden full av distraksjoner som skaper hindringer i vår effektivitet. Skal du jobbe effektivt så må du slå av alle distraksjoner og ha et ekstrem fokus.

Vil du bli bedre på stressmestring så bør du også unngå distraksjoner. Å bli avbrutt kan skape frustrasjon og stress rundt det at du ikke får utført oppgavene dine.

Få system på alle løse tråder, få dem ned på papir eller på et elektronisk verktøy. Alle oppgaver som føles som at de må gjøres eller bør gjøres vil skape stress hvis de ikke blir tatt ut av hodet. Ved å få ut disse indre forpliktelsene ut av hodet vil du føle at du har bedre kontroll, blir mer avslappet og fokusert. Se de konkrete oppgavene på papiret og motivasjonen vil komme for å ta tak i de. Resultatet er altså effektiv tidsplanlegging og stressmestring.

Jeg selv har prøvd uendelig mange metoder og verktøy for å bli bedre på stressmestring og tidsplanlegging. Alt fra de mest komplekse til de mest enkle løsninger. Etter å ha prøvd ut de forskjellige metodene og verktøyene har jeg funnet en metode som jeg synes har fungert effektivt for meg rundt tidsplanlegging og stressmestring. Jeg håper at du også kan ha glede av den og jeg håper du vil prøve den.

Denne metoden er best egnet for deg som vil begynne med noe enkelt rundt tidsplanlegging og stressmestring, og starte å utføre oppgaver uten for komplekse regler og metoder. Du kan ta i bruk de mer komplekse metodene på et senere tidspunkt når du har jobbet deg opp gode vaner.

Metoden er veldig enkel og kan listes opp i 3 steg:

  1. Finn ut hva som skal gjøres
  2. Finn ut motivasjonen for hvorfor det skal gjøres
  3. Jobb uavbrutt for en tidsperiode

La oss se hvordan vi bryter ting ned for å jobbe med dem.

1. Finn ut hva som skal gjøres

Her det viktig å ta det som du har skrevet opp og bryte det ned i så små biter. Det er spesielt viktig hvis oppgaven føles uoversiktlig og uroer deg. Finn ut hva som et det første steget som skal taes etter at du har brutt ned oppgavene i små biter. Lag så en prioritering på hvilken rekkefølge bitene skal taes i.

På denne måten får du en god oversikt over oppgavene som skal utføres for å få en jobb utført. Første steg til tidsplanlegging og stressmestring er tatt.

2. Finn ut motivasjonen for hvorfor det skal utføres

Dette steget er veldig viktig fordi fleste sliter med å utføre en oppgave er som regel fordi at de mangler motivasjonen for å gjøre det. Hvis du har en god nok motivator for hvorfor oppgavene eller deloppgavene bør utføres så er det lettere å gjøre unna oppgavene for å nå et hovedmål. Motivasjon gjør at du blir bedre på stressmestring og kan opprett holde energien for å utføre oppgavene.

3. Jobb uavbrutt for en tidsperiode

Ha et ekstremt fokus under utføringen av oppgavene og du bør du sette av en bestemt tidsperiode for å utføre oppgavene. F.eks bruker jeg Pomodoro teknikken hvor jeg jobber i uavbrutt i 25 minutter og tar 5 minutter pause. Ved å jobbe i bolker så er det lettere å ta tak i oppgaven der hvor jeg slapp den. Det å stryke av en oppgave fra listen gir meg en følelse av stressmestring og jeg bruker tiden effektivt.

Forskningen har vist at når noe er knapphet om noe så vil man gjerne ha det eller bruke det med stor respekt. Også ved å bruke denne tidsavgrensede teknikken gjør noe i hjernen om at tid er en knapp ressurs og man blir mer skjerpet. Det er min egen erfaring.

Verktøy for stressmestring og tidsplanlegging

Det var metoden for å jobbe affektivt og nå skal vi se på verktøy som jeg selv har testet med metodene jeg har nevnt. Det er viktig å få tankene ut av hodet og i et samlekar. Så er det viktig å prioritere oppgavene. Jeg bruker disse verktøyene til forskjellige oppgave, kanskje dine rutiner er annerledes eller at du kan finne inspirasjon.

1. Notatbok og penn

Det enkleste er som ofte det beste. Jeg har alltid med meg en notatbok og penn overalt hvor jeg går. Når jeg får en ide, en tanke eller kommer på en oppgave som jeg skal utføre så tar jeg frem notatboka og skriver ned. Min erfaring er å skrive for hånd og ta notater får en også til å huske bedre.

2. Workflowy

Workflowy er et fantastisk verktøy for å lage lister. Du kan lage lister og lage så mange underlister du vil. Det har vært uvurderlig for meg å ta i bruk dette verktøyet fordi jeg har som regel mange punkter jeg vil jobbe med og trenger å også å ha mange underpunkter. Du kan også legge til kommentarer til hvert punkt på listen (kommentarer bruker jeg selv til å skrive motivasjonen for oppgaven)

Da jeg fant dette verktøyet fant jeg tonen med det med en gang fordi det er slik hodet mitt liker å organiserer tankene. Du kan laste ned dette programmet på PC eller som en app på smarttelefonen din. Like enkel å bruke som en notatbok.

3. Todoist

Todoist er verktøyet bruker jeg for å gjøre dagens gjøremål og setter de opp i prioritet. Todoist kan også brukes for de lengre målene. Jeg bruker Workflowy til å samle alle tanker og Todoist til å utføre oppgavene.

Todoist har ikke samme mulighet for å drille ned i lister som Workflowy så derfor anser jeg Todoist et verktøy for kun å utføre oppgavene og stryke dem ut når jeg er ferdig.

4. Evernote

Evernote er for meg et arkivskap hvor jeg oppbevarer linker, passord og lengre notater. Evernote er et verktøy som bruker notater og notatbøker. Notatene oppbevares i notatbøkene og i hver notat kan man lagre detaljerte opplysninger og til og med scanne dokumenter direkte fra smartmobilen din.

Evernote er et verktøy med mange muligheter og kan brukes på mange kreative måter. For meg er det et digitalt arkviskap for stressmestring.

5. Simplenote

Simplenote – et fantastisk notatverktøy som kan brukes på alle plattformene; PC, nettbrett og mobil og du slipper å logge deg på flere steder. Jeg sitter faktisk nå og skriver på min Mac i stua og vil senere redigere innholdet på min PC. Hvis jeg kommer på noe i mellomtiden så kan jeg gå inn via mitt nettbrett å legge til eller redigere noe.

De andre verktøyene kan også brukes på alle enheter men jeg synes Simplenote har det beste grensesnittet fordi det er enkelt. Det er enkelt for å produsere tekst og det ingen distraksjoner.

Dette er min favoritt for øyeblikket og jeg bruker mest tid i denne appen.

6. Penzu

Forskningen sier at skriving, spesielt journalføring kan hjelpe oss til å bli mere roligere og takle stress bedre. Man bearbeider tanker hvis man skriver litt i journalen før man legge seg og dette kan hjelpe oss til å få klarhet i hva vi sliter med og samtidig helbrede vanskelige følelser hvis vi får satt ord på dem. Journalføring kan også gi oss bedre søvn. For meg har journalføring ført til bedre tidsplanlegging og stressmestring.

For journalføring har jeg brukt Penzu da det fungerer på alle plattformer. Å skrive for hånd i notatbok fungerer like bra og jeg synes appen hjelper godt med å holde struktur på oppføringene og det er lett å gå tilbake å lese tankemønstrene sine.

7. Tomato timer

Denne enkle webappen, Tomato timer er et tidsur som brukes godt for Pomodoro teknikken. Den ferdig programmert til 25 minutters jobbøkter og 5 minutter eller 10 minutter pause. Jeg bruker det til daglig på min PC og Mac. Du kan også laste den ned som en mobilapp på mobilen og nettbrettet.

 

Dette var mine gratis tips på hvordan du kan komme gang med å begynne å bli mer effektiv på tidsplanleggining og stressmestring. Mange går den fellen med å begynne å bruke veldig komplekse og vanskelige verktøy. De faller gjerne ifra da systemene blir for vanskelige å vedlikeholde.

Ja de fleste sier det blir vanesak etter hvert men jeg føler at det er viktigere å komme igang med noe som er enkelt først og så kan man utvide etterhvert som behovene melder seg. I veldig mange metoder og verktøy er det veldig mye unødvendig som blir servert, som kanskje ikke er nødvendig i begynnelsen og kan skape forvirring. Vi alle er skrudd sammen forskjellig og arbeider og tenker på forskjellige måter.

Jeg anbefaler deg til å prøve metoden og noen av verktøyene som jeg anbefaler og kanskje prøve å finne hva som passer din tenkemåte. Hvordan jeg bruker verktøyene og hvilke verktøy jeg har brukt er noe jeg selv har måtte finne ut over tid. Dette er min metode og hvis jeg kan hjelpe andre med å finne sin egen metode eller motivere deg til å starte å tenke å jobbe mer effektivt så føler jeg at jeg har nådd et godt mål.

Noen motiverte meg og jeg håper jeg kan gi motivasjonen for stressmestring og tidsplanlegginig videre – kanskje det er deg.

Del gjerne hvis du likte innlegget og send meg gjerne kommentar eller spørsmål på epost eller Facebook.

Hvis du ikke har meldt deg på mitt nyhetsbrev så gjøre det her: Nyhetsbrev

 

Sukhvinder

Comments

comments

Pin It on Pinterest

Share This